ファイルサーバと表計算ソフトで行っている仕事を少し効率化する

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 今回は、プリザンターの情報を格納する入れ物である「サイト」について説明します。パソコンを使った情報共有といえば、ファイルサーバー、表計算ソフト、電子メールですよね。これらのソフトウェアは汎用性が高く誰でも使えるので便利です。 ところが、量が増えてくると困る事があります。たとえば、期限を管理するタスク管理表などです。表計算ソフトで管理を行う場合、ファイルを開かなければ中身がわからないので、期限を忘れてしまう事はないですか?プリザンターは「サイト」という入れ物にデータを格納していきます。サイトはデータの入れ物として、様々な便利機能を持っています。 利用用途に合わせたサイトを作成します サイトの作成は利用用途に合わせて4種類のサイト種別から選びます。 サイト 階層的にサイトを格納できる情報の入れ物 期限付きチケット タスク管理など期限のあるデータを表形式で管理するチケットの入れ物 記録チケット 顧客リストなど期限の無いデータを表形式で管理するチケットの入れ物 Wiki マークダウン記法に対応したマニュアルやリンク集のページ 例えば、部門用のフォルダを作るときは、「サイト」。タスク管理のように期限が必要になるものは、「期限付きチケット」を選択します。 サイトの並び替えや階層化がマウス操作で行えます サイトの構成変更はドラッグアンドドロップで行えますので、難しい操作は必要ありません。従来のファイルサーバとファイルの組み合わせを利用していた人も違和感なく操作できます。   ファイルを開かなくても状況が分かります 各サイトの右下に、最終更新日時からの経過時間、チケットの件数、期限超過チケットの件数が表示されます。期限超過の件数が溜まってしまうと心が折れそうになりますよね。そうなる前に出来るだけ早期に対処するようにしましょう。 サイトを横断した検索ができます 全文検索を行えば、必要な情報に瞬時にたどり着くことができます。これならファイルを開いて探す必要はありません。   ツールを変える労力は大変ですが、うまく使いこなせば仕事がすごく楽になります。ファイルサーバーと表計算ソフトでは限界!と感じたらプリザンターを試してみてください。 インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 お問い合わせ プリザンターに関するご質問を受け付けております。お気軽にお問い合わせ下さい。

プリザンター | 分析の切り口が簡単に増やせる!分類機能について

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 今回は分類項目の追加と活用について紹介します。 タスクや商談状況、問い合わせ等、日々の業務の中で情報はどんどん溜まります。蓄積した情報は、今後の業務改善などに活用していきたいですね。データを活用するためには、分析が必要です。プリザンターなら、データ分析を簡単に行うための機能が備わっています。 分析に使える分類項目を追加してみよう 分類項目はサイト設定で簡単に追加できます 分類項目を選択し、分類に名称を付けます。下記の例では「作業工程」という新しい分類を追加しています。 リスト形式のUIが追加されます 新しく追加した分類項目は、編集画面にリスト形式で表示されます。 入力したデータは分析に活用できます 分類項目にデータを入力すると、様々な画面から活用することができるようになります。 フィルタで利用できます 分類のデータによって必要なデータを絞り込んで表示する際に利用できます。 カンバンの項目にも利用できます 分類項目を追加するとプリザンターのカンバンの種類を増やすことができます。下記の例では、新しく追加した作業工程のカンバンを表示しています。 時系列の分類に利用できます また、分類項目を追加するとプリザンターの時系列チャートの切り口を増やす事ができます。下記の例では、新しく追加した作業工程別の残作業量を時系列チャートで表示しています。 ガントチャートのグループ化にも利用できます チャートのグルーピングを変える事で様々なマネジメントに活用できます。   蓄積したデータを分析することで、様々な気づきを得ることができます。データを上手に活用してマネジメントを次のステップに進めてみませんか? インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 有償サービス・価格 プリザンターの導入、カスタマイズ、サポート等のサービスはこちら。

タスクに関連する情報をまとめて管理しよう

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 大人数でタスク管理を行うとメールやファイルサーバなどに情報が散らばってしまい管理しにくくなりますね。他の人に進捗を確認したり、メールやフォルダを探し回るなど余分な労力がかかります。プリザンターを活用してタスクに紐づくさまざまな情報をまとめてみましょう。 内容にはタスクの完了条件を記載しておきましょう。タスクの担当者が悩まずに作業を行えるよう具体的に記載することが重要です。マークダウンによる表組みも使用できます。 内容には文章だけでなく、成果物へのリンクを貼る事ができます。そのため成果物の格納先を担当者に質問したり、探し回ったりする必要がなくなります。 また、タスクに関連する課題やレビュー記録を登録する事もできます。タスクの完了条件として課題の進捗も同時に見ることができるので便利です。 レコードからメールを送信することもできます。送信内容が残りますので、メールを探す手間はいりません。 更に、これらの情報は、全文検索のキーワードとして登録されます。キーワードが分かれば必要な情報をすぐに見つけることができます。   情報をまとめることで情報を探す手間を減らし、ストレス無く仕事を行いましょう。 インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 有償サービス・価格 プリザンターの導入、カスタマイズ、サポート等のサービスはこちら。

蓄積したデータを時系列チャートで分析

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 さて、今回は時系列チャートについて紹介します。 蓄積したデータの傾向について知りたくなる事ってよくありますよね。たとえば、問合せ管理では問合せが増加傾向にあるのか、落ち着いてきているのかを見ることで、将来の予測に役立てることができます。 プリザンターのチケットは自動的に更新履歴が記録されるので、過去の履歴から時系列チャートを表示することができます。下の図では、右肩上がりに件数が増加してるので、このまま増え続けると受付窓口がパンクしそうです。 次に、増えている原因を探りましょう。プリザンターでは、任意の分類フィールドを切り口としたで時系列チャートを表示できます。下記の例ではトラブルが極端に多いことが分かります。 更にフィルタと組合せることでより詳細な原因を探すことができます。下記の例では、トラブルの大半が業務システムで発生しているようです。このようにデータを分析することで、対策の優先順位を判断しやすくなります。   データは蓄積するだけでは勿体ないので、積極的に業務改善に生かしていきましょう。 インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 有償サービス・価格 プリザンターの導入、カスタマイズ、サポート等のサービスはこちら。

柔軟に使えるマルチカンバンでタスクを素早くコントロールする

今回はカンバンについて紹介します。カンバン機能というと、ステータスの変更を思い浮かべますよね。プリザンターは、ステータスだけでなく、担当者や独自に作った分類フィールドをカンバンにすることができます。 また、行と列の2軸を使ったマルチカンバンという機能があるので、2つのフィールドの組み合わせで多様なカンバンを表現することができます。たとえば、商談管理表をカンバンにする場合、ステータスと商談の確度を組み合わせる事で以下のようなカンバンを表示できます。 ドラッグアンドドロップで内容を更新できます マルチカンバンで行と列を変更した場合には同時に2つの内容を変更することができます。 その場で集計結果が見えます 金額など任意の項目を行・列のヘッダに集計する事ができるので、数字をみながらチケットをコントロールすることができます。   カンバンを使って会議をすると、その場でみんなの意識を併せながらデータの更新まで行えるので効率的ですよね。 インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 有償サービス・価格 プリザンターの導入、カスタマイズ、サポート等のサービスはこちら。

バーンダウンチャートで作業量の増減をチェック

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 前々回と前回に引き続きバーンダウンチャートについて紹介します。 お客様から度々追加作業を依頼されることはありませんか?計画の変更が、プロジェクトにどのくらい影響するのか把握することは重要ですよね。プリザンターを使って、作業量の増減をチェックしてみましょう。 トータル作業量の推移が分かります 緑の線は仕事量の変化を表しています。ここ一週間で200H程度の追加作業が発生しています。プロジェクトによっては、この線が増え続ける事があります。緑の線が上がり過ぎないようお客様と適宜調整します。 残作業量が分かります プロジェクト完了までに消化しなければいけないタスクの総量を示しています。残り1ヶ月で594.6Hをこなせる工数があるか確認します。 チーム別や工程別の状況も分かります フィルタ機能を使用してチーム別や工程別の状況も分かります。サーバチームの場合、進捗は+14.4Hなので良好と判断することができますよ。   データの確認は、お客様も含めて毎日見ることが大切ですよ。できれば、朝・夕などの時間を決めて一緒に確認してもらうようにしましょう。お客様も巻き込んで取り組んでいきましょう!! インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 有償サービス・価格 プリザンターの導入、カスタマイズ、サポート等のサービスはこちら。   関連する記事 バーンダウンチャートで進捗管理をしてみよう バーンダウンチャートで作業量の増減をチェック

バーンダウンチャートで計画を見える化

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 今回も引き続きバーンダウンチャートについて紹介します。計画を立てるのって難しいですよね。とりあえず線を引いただけになっていませんか?バーンダウンチャートを使えば、どの様に作業を進めればいいか見ることが出来るので便利です。プリザンターを使って、みんなが納得できる計画を立ててみましょう。 繁忙期が予測できます 作業の予実が、計画線(グレー)、実績線(オレンジ)、作業の総量の推移(グリーン)で表示されます。よく見てみると、グレーの計画線に急な下り坂がりますね?これは仕事が集中している時期を示しています。その週は全員徹夜で頑張るか、次週に先送りするか計画を見直す必要がありそうです。 個人毎の残作業量が分かります 集計機能を使って、個人毎に割り当てられたタスクの総量が分かりますよ。鈴木さんに135.6Hが割り当てられていて、他のメンバーよりも負担が大きい事がわかります。このような場合はタスクの平準化を検討する必要がありますね。 とにかく動作が高速です 画面の切り替えも一瞬なのでストレス無く使えるところがいいですね。   皆に納得してもらうためにも可視化できるって大切ですよね。無理のない計画を立て、仕事を快適にしていきましょう!! インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 お問い合わせ プリザンターに関するご質問を受け付けております。お気軽にお問い合わせ下さい。   関連する記事 バーンダウンチャートで進捗管理をしてみよう バーンダウンチャートで計画を見える化

バーンダウンチャートで進捗管理をしてみよう

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 今回から3回に分けて、バーンダウンチャートについて紹介します。普段の進捗管理、計画の見える化、作業量の増減をチェックについて追っていきます。 進捗報告で「進捗率70%のため、オンスケです」と言われても、本当に順調かいまいち分からない時がありますよね。プリザンターで進捗管理をすると、毎日、個人単位の進捗が把握できます。週1回チーム単位に行う進捗管理ではできなかったマネジメントが可能になりますよ。バーンダウンチャートを使って、普段の進捗管理をどの様にすればいいか確認していきましょう。 プロジェクト全体の予実差が分かります トータルで8.8H分の遅れている事を示しています。このくらいの遅れなら、頑張れば取り戻せそうな感じですが、マイナスが日に日に大きくなる場合は、早めに手を打つ必要がありますね。 1日単位、個人単位の進捗実績が分かります 加藤さんは昨日、10.2H分の作業を消化しました。この数字が多すぎても少なすぎても、問題をかかえている可能性があるので確認が必要です。多すぎる場合は、作業内容を勘違いしているか、工数の見積もりに誤りがありますよ。 期限超過タスクの件数が分かります 計画された期限を超過したタスクが4件ある事を示しています。期限の見直し等、速やかに対処し、この数字が常にゼロになるよう対処します。いつも超過していると誰も気にしなくなりますよ?   毎日の実績が数字で分かるようになると、少しモチベーションが上がりますよね。また、数字が悪かった時もみんなで一緒に考える事ができます。無理なく細やかなマネジメントを目指しましょう! インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 有償サービス・価格 プリザンターの導入、カスタマイズ、サポート等のサービスはこちら。   関連する記事 バーンダウンチャートで計画を見える化 バーンダウンチャートで作業量の増減をチェック

プリザンター | ガントチャートのフィルタ、グループ化

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 今回も引き続きガントチャートを紹介します。「進捗管理はリーダーに任せればいいや」ガントチャートを見るのが週に一回の進捗報告会だけだと、メンバーはそう思ってしまいますよね。プリザンターのガントチャートは表示の切り替えが柔軟に行えるので、リーダーやメンバーといった立場に合わせた情報がすぐに表示できます。プリザンターを使って全員で行う進捗管理を実践してみませんか? 表示内容のフィルタ プロジェクト全体だけでなく、表示するチケットを絞り込むことができます。自分のタスクの進捗を確認するときも便利ですよ。 分類項目を使ってグループ化 ガントチャートをチーム別や担当別にグループ化して表示することができます。色々な確度から進捗が確認できるので、進捗管理が楽しくなりますね!   メンバー全員が進捗状況を把握できれば、自然に連帯感が生まれますよね。皆で協力して、仕事を快適にしていきましょう!! インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 有償サービス・価格 プリザンターの導入、カスタマイズ、サポート等のサービスはこちら。

毎日確認できるガントチャート

国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。 今回はガントチャートについて紹介します。 ガントチャートって一目で進捗状況が分かるので便利ですよね。でも表計算ツールで作ると日々の更新が面倒で、進捗報告会の直前で更新作業をしていませんか?プリザンターを使って、毎日でもガントチャートを確認できるようにしましょう。 すぐにガントチャートに切り替えれます プリザンターはとてもサクサク動きます。この素早さは是非とも体験して下さい!! ガントチャートからチケットの編集画面も開けます 一覧画面に戻ってチケットを探す手間は必要ないですよ。 進捗状況が色分けで分かります 薄いグレーのバーで作業期間が表示され、進捗率がスケジュール消化率を上回れば緑、下回ると赤で塗りつぶします。また、完了や保留といったものは青で塗りつぶします。全体の進捗状況を確認するときも分かりやすいですよね。   これなら毎日でもガントチャートを確認できますよね。どんどん見える化して、進捗管理を快適にしていきましょう!! インストール方法 プリザンターの使い方マニュアルはこちら。 Pleasanter.net インストール不要のクラウドサービスはこちら。 有償サービス・価格 プリザンターの導入、カスタマイズ、サポート等のサービスはこちら。