ファイルサーバと表計算ソフトで行っている仕事を少し効率化する
国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。
今回は、プリザンターの情報を格納する入れ物である「サイト」について説明します。パソコンを使った情報共有といえば、ファイルサーバー、表計算ソフト、電子メールですよね。これらのソフトウェアは汎用性が高く誰でも使えるので便利です。
ところが、量が増えてくると困る事があります。たとえば、期限を管理するタスク管理表などです。表計算ソフトで管理を行う場合、ファイルを開かなければ中身がわからないので、期限を忘れてしまう事はないですか？プリザンターは「サイト」という入れ物にデータを格納していきます。サイトはデータの入れ物として、様々な便利機能を持っています。
利用用途に合わせたサイトを作成します
サイトの作成は利用用途に合わせて4種類のサイト種別から選びます。
| サイト | 階層的にサイトを格納できる情報の入れ物 |
|---|---|
| 期限付きチケット | タスク管理など期限のあるデータを表形式で管理するチケットの入れ物 |
| 記録チケット | 顧客リストなど期限の無いデータを表形式で管理するチケットの入れ物 |
| Wiki | マークダウン記法に対応したマニュアルやリンク集のページ |
例えば、部門用のフォルダを作るときは、「サイト」。タスク管理のように期限が必要になるものは、「期限付きチケット」を選択します。
サイトの並び替えや階層化がマウス操作で行えます
サイトの構成変更はドラッグアンドドロップで行えますので、難しい操作は必要ありません。従来のファイルサーバとファイルの組み合わせを利用していた人も違和感なく操作できます。
ファイルを開かなくても状況が分かります
各サイトの右下に、最終更新日時からの経過時間、チケットの件数、期限超過チケットの件数が表示されます。期限超過の件数が溜まってしまうと心が折れそうになりますよね。そうなる前に出来るだけ早期に対処するようにしましょう。
サイトを横断した検索ができます
全文検索を行えば、必要な情報に瞬時にたどり着くことができます。これならファイルを開いて探す必要はありません。
ツールを変える労力は大変ですが、うまく使いこなせば仕事がすごく楽になります。ファイルサーバーと表計算ソフトでは限界！と感じたらプリザンターを試してみてください。
インストール方法
プリザンターの使い方マニュアルはこちら。
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