ルールを作るだけではだめ!チームの情報共有を長続きさせる方法

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国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。

チームにおける情報共有の大切さは、今も昔も変わりませんよね。昔からある言葉では、報・連・相が大事と言われています。

この言葉は、新人さんが仕事の基礎として学ぶだけでなく、チームで仕事を行うために重要な活動です。しかし、忙しいとつい疎かになりがちです。また、情報共有を徹底させようとルールを決めても、なかなかうまく回りません。

リーダの役割としては、チーム内の情報共有を行いやすい状況を作り出すことが重要です。コミュニケーションが取りやすく、データの集計も行える「プリザンター」を活用すると、手間をかけずに情報共有が行えるようになります。

手間をかけずにタイムリーな報告を行うには

報告とは、メンバがリーダからの指示を受けて行っていた仕事の途中経過を報告することです。
リーダからすればこまめに報告してと言いがちですが、メンバからすれば報告も大変な仕事です。報告書を書く場合にも毎日では多すぎるし、週に1回や月に1回では間が空きすぎかもしれません。

プリザンターは、動作が高速でメモや数字の記録がスムーズに行えます。「報告書」という形式にこだわらなければ、ちょっとした「行動ログを残す」ことができるので、手間をかけずにリアルタイムな情報共有がおこなえます。

また、登録したデータは様々なチャートで見ることができるので、データを加工したり報告書にまとめるといった作業が不要になります。

必要な連絡をシステマティックに行うには

連絡とは、関係者に対して必要な情報を伝達することです。誰もが、発信者であり受信者になります。
何かチームで共有すべき情報があれば、メールなどで発信する必要がありますが、忘れてしまうことがあります。重要な情報の伝え忘れがおきないようルール作りを行うのは当然ですが、ルールが明確にできればシステム化する事も可能です。

プリザンターには、条件に応じて情報を自動通知する機能があります。これを使えば、タイムリーな連絡が可能になります。通知の方法は、Slack、ChatWork、メールなどを選ぶことができます。
通知機能の設定方法

また、通知以外にも能動的に連絡が必要な場合はメールを送ることが出来ます。メールの履歴も共有され、作業の経緯などを振り返る際も便利です。

相談→アドバイスを会社のナレッジにするには

相談とは、仕事が壁にぶつかったときに、リーダや同僚にアドバイスを求める事です。
相談は対面で行う事も重要ですが、ツールを使うことでタイムリーに行う事も可能です。また、アドバイスは会社のナレッジとして、次に同じ問題が発生した際に活用する事が可能です。

タスクに紐づく課題として相談事を登録すると、関係者全員に共有できるので早期の問題解決が図れます。

プリザンターは、コミュニケーションの記録を簡単に高速に検索する事ができます。下記の動画は数十万件のデータが入っていている状態で検索を行っています。

情報共有を回すためにルール作りも大切ですが、守るのが難しいルールは形骸化する事がよくあります。無理せず長続きさせるためにも、プリザンターを使ってスマートな情報共有をはじめてみませんか?

インストール方法

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デモサイト

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