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Pleasanter

2017/08/26

国産オープンソースで小さく始めるナレッジマネジメント!



国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。今回は、国産オープンソースで小さく始めるナレッジマネジメントについてご紹介します。

ナレッジマネジメントは試行錯誤が必要


ナレッジマネジメントは昔から多くの企業が取り組んでいるマネジメント手法です。インターネット上にも多くの成功 / 失敗体験が公開されています。ところが、どんな企業でも必ずうまくいく方法論は見当たりません。

おそらく、企業によって共有すべきナレッジの性質が異なっていたり、それらを蓄積 / 共有するための要件が大きく異るためではないでしょうか。そのため、ナレッジマネジメントとは企業や業務の特性に合わせて試行錯誤が避けられないマネジメント手法であると考えます。

ナレッジ共有/検索に使える国産オープンソース


プリザンターは国産オープンソースのWebデータベースです。プリザンターを使うことで、費用をかけずに情報の蓄積や共有をスタートすることができます。



プリザンターは汎用性が高く、項目の追加等様々なカスタマイズを行うことが可能です。そのため、試行錯誤しながら業務特性にフィットしたナレッジマネジメントを検証することが可能です。


課題管理など身近な仕事からスタート


近代的なナレッジマネジメントを行うには情報システムが不可欠です。そのため、情報をデジタルで登録するという作業を避けることが出来ません。当然ですが、こうした作業には労力を伴います。そのため、ナレッジの蓄積という作業は積極的に行なわれないのが普通です。ナレッジの登録作業にノルマを課すこともできますが、残念ながらノルマ制で集めたナレッジは本当に役立つものに成り得ない可能性が高いです。

上記のように強制的にノウハウの登録を促すのは得策ではありません。当社では、もっと身近なところからナレッジマネジメントを始めるほうが良いと考えています。たとえば課題管理表の共有です。ナレッジと呼ぶにはプアな印象もありますが、こうした日常業務から始めれば新たな労力をかけずにスタートできますし、実務で役立つノウハウを無理なく蓄積していくことが可能です。

日常的なノウハウの共有から始めると、毎日ツールを触ることになりますので、ツールの活用方法にも慣れることができます。月に1回しかアクセスしないツールより、毎日利用しているツールでナレッジを共有するほうが、確実にナレッジマネジメントの効果をあげることができます。

プリザンターでは、既存の課題管理表の項目名を設定し、CSVからインポートを行うだけで、課題管理業務をWeb化する事が可能です。下記の動画の手順で実施できますので、ぜひ試してみてください。


トラブル受け付けなどボリュームの多い仕事に拡大


ツールの使い方に慣れたら、徐々にデータ量の多い仕事にも適用してみましょう。例えば、トラブルの受け付け業務では、トラブルの内容や解決方法、顧客とのコミュニケーション等多くの情報を扱います。また、トラブルの対応は対応時間の早さが求められます。そんなときに、遅いシステムでは使えません。プリザンターは、数十万件の大量データも1秒かからずに検索できます。



また、一つのシステム上に、課題やQ/A、技術情報など、様々なデータを1箇所に集めれば検索機能の有用性も高まります。



インストール方法


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