進捗会議の前日は情報収集・資料作成に奔走

進捗会議の前日、プロジェクトマネージャーやリーダーの方々は資料作成等の準備に追われる事が多いのではないでしょうか。特に、報告資料には最新の進捗状況を記載する必用があるため、定時以降に資料作成に取り掛かるケースが多いと思います。いざ報告資料の作成に取り掛かると進捗管理表が最新化されておらず、メンバーに状況を聞いて回る事もあるのではないでしょうか。その結果、会議の前日は終電や徹夜になることがあります。

進捗会議の準備を不要にする方法

会議の準備を行うには、情報の収集、分析、資料の作成（フォーマットにデータを転記）、印刷といった作業が必要です。これはペーパーで報告会議を行う事を前提にしたやり方です。

もし、会議に必要な情報が常に最新化されていて、画面上でリアルタイムな分析ができるとしたらどうでしょうか。会議前夜の準備作業が殆ど不要になります。こうしたペーパーレスを前提とした進捗会議を実現できるのがオープンソースのプロジェクト管理ツール「プリザンター」です。

進捗状況の督促は不要

プリザンターは「日常的に快適に使えるツール」をコンセプトに開発しており、特にコミュニケーション機能が充実しています。単なる進捗報告ツールではないため、プロジェクトメンバーの生のやり取りを自然に記録/蓄積出来ます。例えば以下のような機能があります。

長文もラクラクのコメント機能

メールのような長文もコメント欄に収めることが出来ます。



コメントは一覧表にも表示することが出来ます。コメントが長い場合は自動調整して表示されますが、カーソルを合わせることで広げて見ることも出来ます。

進捗率などの数字もカンタンに入力

作業量や進捗率もカンタンに入力することが出来ます。また、一覧表では進捗状況等の定量的なデータとコミュニケーション情報等の定性的なデータが同時に見ることが出来ます。タスクの進捗率やステータスだけでなくコミュニケーション情報がタスクに紐づくことで、作業の遅延が発生した場合にメンバーに聞いて回らなくても経緯がすぐに分かります。

議事録はホワイトボードの写真を使う

会議で合意した事項は議事録にまとめることが多いかもしれませんが、文字を起こす作業は時間がかかります。プリザンターを使えば写真をコピー＆ペーストで貼付けることができるので、ホワイトボードの写真を議事録として使うことで大幅な時間短縮も可能です。

条件に応じた自動通知

指定した条件に従い自動通知を行うことが出来ます。この機能を使うことで連絡作業の簡略化と同時に情報の伝え忘れを防ぐことが出来ます。また、通知の方法は、Slack、ChatWork、メールから選ぶことが出来ます。

メールをタスクに紐付けて管理

レコードの編集画面からメールを送ることが出来ます。送信したメールはレコードの編集画面に残りますので、タスクに関連してどの様なやり取りが行われているのかすぐに把握することが出来ます。また、メール本文は全文検索の対象になりますので、瞬時に調べられることが出来ます。

マークダウン形式で記述

内容欄やコメント欄はマークダウン形式で記述することも可能です。マークダウン形式で記述することで見やすくスタイリングを行うことが出来ます。

リアルタイムなデータで会議の進行

プリザンターで管理している情報は、ワンクリックで一覧表から様々なチャートに表示を切り替えることが出来ます。そのため、直前まで進捗管理表を更新していても、打合わせは常に最新の情報をもとに情報共有を行うことが出来ます。

クロス集計

縦軸と横軸を組み合わせて、マトリクス形式にデータを集計することが出来ます。担当者ごとの残作業量等の様々な切り口で分析を行うことが出来ます。

ガントチャート

各タスクの作業期間がわかると同時に、赤は遅延、緑はオンスケの様に進捗率に応じて色分けされていますのでひと目で分かります。また、作業内容や作業工程、チーム等の分類項目ごとに表示をまとめることが出来ます。

バーンダウンチャート

作業時間を縦軸、日付を横軸として、一日あたりにどれだけの作業を完了させる必要があるかを判断することが出来ます。グラフで作業の予実差が可視化されると共に、画面下の表で日ごとのチーム全体およびメンバー別の予実差が定量的に分かります。

時系列チャート

タスクの更新履歴をもとに、過去の履歴から時系列チャートを表示することが出来ます。様々な切り口をもとに状況を分析することが出来ます。

カンバン

行と列の2軸を組合せて多様なカンバンを表現することが出来ます。また、レコードはドラッグ・アンド・ドロップで移動することが出来、ステータスの更新以外にも抱えているタスクを見える化して別のメンバーに割り当てる等タスクのコントロールを行うことが出来ます。



昔から続く紙文化をいきなり変えることは難しいと思いますが、ペーパーレスに取り組むことで生産性を上げることが出来ます。「プリザンター」を活用してプロジェクトマネジメントの生産性向上に取り組んでみませんか。

インストール方法

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