情報を探し回る無駄を減らすために情報の集約化に取り組もう

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国産オープンソースのWebデータベース「プリザンター」サポート担当のモリーです。

タスク管理を行っているとタスク表だけではわからない事がでてきますよね。たとえば、タスク表に新しい仕事が追加になっていて、その理由がわからない事などはないですか?そのような場合、片っ端からメールを探したり、人に聞いて回ったり。それでは、知りたい情報に辿り着くまでに大変時間がかかります。

これは、情報はあるのに、それぞれが関連づいていないために発生する問題です。たとえば、タスク管理表と、コミュニケーション(メールなど)が関連づいていれば、このような問題を少なくできるかもしれません。具体的には、下図のようなイメージです。

タスク表だけではわからない事

様々な情報に関連させることができます

汎用ツールを利用してタスクを管理していると、以下のように情報の格納先がバラバラになってしまいますね。

  • コミュニケーション(メール)
  • 進捗状況(スプレッドシート)
  • 成果物(ファイルサーバ)
  • 履歴(過去の経緯)(スプレッドシートのコピー)

一方、プリザンターは、タスクを中心に様々な情報を関連付けることができます。そのため、情報を探し回るといった無駄な作業を減らすことができます。

様々な情報に関連させることができます

画面イメージ

タスクに関連する課題、レビュー記録、コメント、送信メール、過去の履歴が関連づいています。

画面イメージ<

検索をうまく利用する

プリザンターに記録された情報は全文検索で探す事ができます。これはタスクの内容だけでなく、メールやコメントの内容も対象となります。メールに記載されているキーワードで検索するだけで、目的のタスクやその関連情報に容易にアクセスできるようになります。

インストール方法

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